ሰነዶችን እና ወረቀቶችን ለማከማቸት ሳጥኖች

2024 ደራሲ ደራሲ: Sierra Becker | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2024-02-26 03:49

በሰነዶች ውስጥ ማዘዝ ለተመቻቸ እና ፈጣን የስራ ውጤት አስፈላጊ ነው። ይህ አስፈላጊ የሆኑትን ወረቀቶች በፍጥነት እንዲያገኙ ያስችልዎታል, እንዲሁም ከውጫዊ ሁኔታዎች ተጽእኖ ይጠብቃቸዋል. የሰነዶችን ስርዓት አደረጃጀት እና ደህንነት ለማረጋገጥ፣እንዴት በትክክል ማህደር እንዳለቦት እና ለዚህ ምን አይነት ዘዴ እንደሚያስፈልግ ማወቅ አለቦት።

ሰነድ በማህደር ማስቀመጥ

የሰው ልጅ ከልደት ጀምሮ እስከ መጨረሻው ቀን ድረስ ያለው የትኛውም ሉል በወረቀት ስራ የታጀበ ነው። የተለያየ ጠቀሜታ, ዋጋ, የማከማቻ ጊዜ ሊሆኑ ይችላሉ. ነገር ግን አብዛኛዎቹ በተገቢው ሁኔታ ውስጥ ለተወሰነ ጊዜ መቀመጥ አለባቸው የሚለው እውነታ እውነታ ነው. ለረጅም ጊዜ ወረቀቶች መቆጠብን ለማረጋገጥ ሰነዶችን ለማከማቸት ሳጥኖችን ይጠቀሙ. ዛሬ በነጻነት በእጅ ሊገዙ ወይም ሊገዙ ይችላሉ።

የወረቀት ማከማቻ አስፈላጊነት

ኦሪጅናል እና ቅጂዎችን ሁልጊዜ ማስቀመጥ ያስፈልጋል።

• ትንሽ፣ መካከለኛ እናትላልቅ ኢንተርፕራይዞች፣ በመንግስት ኤጀንሲዎች ውስጥ፣ ማህደር ማስቀመጥ ህጋዊ መስፈርት ነው።
• በቢሮው ውስጥ በተለይም በHR፣ በሂሳብ አያያዝ፣ በንግድ ድርጅቶች ውስጥ ይህ የስራ ሂደቱን ለማመቻቸት፣ የስራ ቦታን ለማራገፍ እና ለሁለቱም አዲስ እና ነባር ሰራተኞች የተግባርን ቀጣይነት ለማረጋገጥ ያስችላል።
• በቤት ውስጥ፣ ይህ በአደጋ ጊዜ ሁኔታዎችን ጨምሮ ቅደም ተከተል እና አስፈላጊ ወረቀቶችን በትክክለኛው ጊዜ የማግኘት ችሎታን ያረጋግጣል።

መለዋወጫዎችን በማህደር በማስቀመጥ

የሰነድ ማከማቻ ሳጥኖች በብዛት ወረቀት ለመቆጠብ ያገለግላሉ። ዛሬ, ለእነርሱ ባዶዎች ለነጻ ሽያጭ ይገኛሉ. እንደ አንድ ደንብ, ለ A4 ወረቀቶች ይቀርባሉ. ግን ሌሎች መጠኖችም አሉ. አንዳንድ አምራቾች ለተጠቃሚዎች ብዙ የወረቀት ሳጥኖች የሚቀመጡባቸው ልዩ የወረቀት ሳጥኖችን ያቀርባሉ. ሳይገጣጠሙ ይሸጣሉ፣ እና ቀላል መመሪያ ማንኛውም ገዢ እነሱን ለመሰብሰብ ቀላል ያደርገዋል። እንደዚህ ያሉ ሳጥኖችን መጠቀም አላስፈላጊ የንግድ ወረቀቶችን ለማስወገድ ያስችልዎታል, አስፈላጊ ከሆነም ትክክለኛውን ሰነድ በፍጥነት ያግኙ. በትክክለኛው የተመረጠ የሳጥን ቅርጸት የቦታውን ጉዳይ በጥሩ ሁኔታ እንዲፈቱ እና ጠቃሚ ቁሳቁሶችን ለረጅም ጊዜ እንዲቆጥቡ ያስችልዎታል. እና አንዳንድ ጊዜ ኦሪጅናል እና ቅጂዎችን በግልፅ ማዋቀር የሰራተኞችን የስራ ፍጥነት ይጨምራል።

በቢሮ ውስጥ የወረቀት ስራዎችን በማስቀመጥ ላይ

የካርቶን ሳጥኖች ወረቀቶችን በስራ ቦታ ከሚገኙ ንጥረ ነገሮች ለመጠበቅ ምርጡ ምርጫ ናቸው።ሰነድ ማከማቻ. እነሱን ለመጠቀም, ቁሳቁሶችን በቡድን በርዕስ ማከፋፈል እና በጅምላ, ወይም በተለየ ፋይሎች, ወይም በአቃፊዎች, አቃፊዎች ወይም ሌሎች ዓይነቶች መሰብሰብ አስፈላጊ ነው. እና ከዚያ በሚፈለገው መጠን መሰረት ሳጥኖቹን ያንሱ. እነሱ ርካሽ ናቸው, ስለዚህ የሚፈልጉትን መጠን መግዛት ይችላሉ. ሳጥኖች በስፋት, በጥንካሬ እና በአካባቢ ወዳጃዊነት ተለይተው ይታወቃሉ. የእጅ ማስገቢያዎች ለማንሳት እና ለመዞር ቀላል ያደርጉታል, ክዳኑ (ታጣፊ ወይም ተንቀሳቃሽ) አቧራውን ያስወግዳል. ከካርቶን ውጭ የሰነዶቹን አይነት መፈረም ይችላሉ. እንደ ደንቡ፣ የቢሮ ማከማቻ ሳጥኖች ሳይገጣጠሙ በሚታተሙ ግራፊክ መመሪያዎች ይሸጣሉ፣ ስለዚህ በቀላሉ ተሰብስበው ሊፈቱ እና አስፈላጊ ከሆነም በድብቅ ቦታ ተደብቀዋል።

የሰነዶች አቅርቦት ለረጅም ጊዜ ቁጠባ

አንድም የመንግስት ኤጀንሲ ወይም የግል ድርጅት ከባድ ስራ የሚሰራ ሰነዶችን በማህደር ሳያስቀምጥ ማድረግ አይችልም። አስተዳደራዊ, ታክስ, ሰራተኞች, የሂሳብ እና ሌሎች ሰነዶች ዝርዝር ቁጥር 578. በ ቁጥጥር ነው ይህም የተለየ ማከማቻ ጊዜ አለው, ይህም ብዙውን ጊዜ (75 ዓመት ድረስ) በተገቢው ረጅም የቁጠባ ጊዜ ይሰጣል ይህም አስገዳጅ ሂደት ነው. በዚህ ሁኔታ, ሁሉም ወረቀቶች ይደረደራሉ, በሳጥኖች ውስጥ ይቀመጣሉ እና ለእነዚህ ዓላማዎች በተዘጋጀው ግቢ ውስጥ ይሰጣሉ. በዚህ ጉዳይ ላይ ለሣጥኖች ልዩ መስፈርቶች አሉ-ከሚበረክት ካርቶን የተሠሩ መሆን አለባቸው (በተለምለም, የ GOST መስፈርቶችን ካሟሉ, ከዚያም እነሱም እንዲሁ አላቸው.ከተጠቀሰው የዋስትና ጊዜ ጋር ተመሳሳይ)። በዚህ ጊዜ ሰነዶችን እና የካርቶን ሳጥኖችን ለማከማቸት የማህደር ሳጥኖችን መጠቀም የተሻለ ነው. የኋለኛው ደግሞ ለወረቀት ብዙ መያዣዎች መያዣ ነው. ለረጅም ጊዜ ማከማቻ የታሰቡ እንደመሆናቸው መጠን ሕብረቁምፊዎች አሏቸው።

ለአመቺነት፣ ለሁለቱም የቁሳቁስ ማከማቻ ቋሚ እና አግድም ሳጥኖች ማንሳት ይችላሉ። በተጨማሪም ደንበኛው በሚሰጠው መጠን መሰረት ኮንቴይነሮችን ለመሥራት ዝግጁ የሆኑ የግል ድርጅቶች እንዳሉ ግምት ውስጥ ማስገባት ይገባል.

የቤት መዝገብ

እያንዳንዱ አዋቂ ሰው ጠቃሚ የሆኑ ወረቀቶችን በቤታቸው ግድግዳ ውስጥ ስለማስቀመጥ መጨነቅ አለበት። ደግሞም ብዙ ጊዜ ማንነትዎን ፣ ትምህርትዎን ፣ የንብረት ባለቤትነትዎን ፣ ወዘተ የሚያረጋግጡ ሰነዶችን ማቅረብ አለብዎት ። አላስፈላጊ የገንዘብ ወጪዎችን ለማስወገድ እና መብቶችዎን ለመጠቀም ፣ ለቤት ውስጥ መገልገያ መሳሪያዎች የዋስትና ካርዶችን ፣ መመሪያዎችን መያዝ አለብዎት ። ክወና, ደረሰኞች ግዢ. ሰነዶች በአስቸኳይ ሊያስፈልጉ ይችላሉ፡ በድንገት መነሳት፣ እሳት፣ የተፈጥሮ አደጋ፣ የህዝቡን መፈናቀል…

የዋስትናዎች የመጀመሪያ እና ቅጂዎች አንድ ቦታ ላይ፣ከማይታዩ ዓይኖች የተደበቁ፣የተደረደሩ እና ከውጫዊ ሁኔታዎች የተጠበቁ መሆን አለባቸው። ለዚሁ ዓላማ በቤት ውስጥ ሰነዶችን ለማከማቸት ሳጥን ከተዘጋጀ ጥሩ ነው. በትንሽ ዋጋ በሱቅ ውስጥ ካርቶን ባዶ በመግዛት መግዛት ይቻላል, ወይም ማንኛውንም አላስፈላጊ ሳጥን ማስተካከል ይችላሉ. በማህደር ካልተቀመጠኦሪጅናል፣ አሳማሚ ፍለጋቸው ይረጋገጣል፣ እና በኪሳራ ጊዜ ወደነበረበት መመለስ ብዙ ጊዜ፣ ፋይናንስ እና ከሁሉም በላይ ደግሞ ነርቮች ያስፈልገዋል።

የቤት እሴቶች ማደራጀት

ወረቀቶችን እና ሰነዶችን ለማከማቸት ሳጥኖችን ለመግዛት ወይም እራስዎ ለመስራት ሁሉንም እቃዎች መፍታት እና በቡድን መመደብ ያስፈልግዎታል ለምሳሌ፡

• የግል ሰነዶች፤
• የባለቤትነት ስሜት የሚያሳዩ ወረቀቶች፤
• የብድር ስምምነቶች፣በግብይቶች ላይ የሚደረጉ ክፍያዎች፤
• የቤተሰብ አባላትን የጤና ሁኔታ የሚገልጹ ወረቀቶች፣ምርመራዎች አልፈዋል፣የዶክተሮች አስተያየት፤
• የዕቃዎች፣የዋስትና ካርዶች፣ወዘተ ክፍያ የሚያረጋግጡ ቁሳቁሶች።

የዋስትና ማረጋገጫዎች የሚቆዩበትን ጊዜ ግምት ውስጥ ማስገባት ያስፈልጋል፣ምክንያቱም አንዳንዶቹ በመተንተን ጊዜ ተዛማጅነት ላይኖራቸው ይችላል።

የቁሳቁስ ስርጭት ጠቃሚ ምክሮች

ኦሪጅናሎች እና ቅጂዎች በመጠን ሊለያዩ ይችላሉ፣ስለዚህ የመመዝገቢያ ሣጥኖች እንዲመሳሰሉ ሊደረጉ ይችላሉ። በዚህ አጋጣሚ ዋናዎቹ ሊደረደሩ ይችላሉ፡

• እንደ አስፈላጊነቱ፤
• በመጠን፤
• እንደ አስፈላጊነቱ ጊዜ፤
• በአይነት (ስራ፣ ቤት…)፤
• በክስተቶች ላይ።

እንዲህ ዓይነቱ አሰራር ትክክለኛ ወረቀቶችን ለመፈለግ ጊዜን ይቆጥባል እና ከልጆች፣ ከማያውቋቸው እና ከውጭ ሁኔታዎች ይጠብቃቸዋል።

DIY ማከማቻ ሳጥኖች

በቤተሰብ እና በቢሮ ቁሳቁሶች መካከል ያለው ዋና ልዩነት መጠናቸው ነው፡ በስራይህ ብዙውን ጊዜ A4 ነው, በቤት ውስጥ ግን ወረቀቱ በጣም የተለያየ ነው. ስለዚህ, በገዛ እጆችዎ ሰነዶችን ለማከማቸት ሳጥኖችን መስራት ይችላሉ. በርካታ አማራጮች አሉ፡

1. በማንኛውም የሱፐርማርኬት የቤት ክፍል ውስጥ ባዶ መግዛት ትችላላችሁ እና መመሪያዎቹን በመከተል ያሰባስቡ።
2. ትንሽ መጠን ያለው ሳጥን ከፈለጉ ስዕሎቹን ማንሳት፣ ማውረድ፣ ወደ ካርቶን ማዛወር እና ማጣበቅ ያስፈልግዎታል። የተገለጹት ልኬቶች ለተጠቃሚው የማይስማሙ ከሆነ፣ የስራ ክፍሉን መጠን ብዙ ጊዜ እየቀነሱ ስዕሉን ወደ ወረቀት ማስተላለፍ ይችላሉ።
3. ቀላሉ አማራጭ የማትፈልጉትን ማንኛውንም ሳጥን ወስደህ ለዋናዎቹ ማከማቻ ውስጥ ማስገባት ነው።
4. በእራስዎ ስዕል መሰረት ይስሩ። ስለዚህ, ለምሳሌ, ለግል ሰነዶች (ፓስፖርት, የልደት የምስክር ወረቀቶች, መብቶች, የትምህርት ዲፕሎማዎች) ሳጥን ለመሥራት, 2 ጠንካራ ወረቀቶች (ካርቶን) መውሰድ ያስፈልግዎታል, ከእያንዳንዱ የሚፈለገው መጠን ያለው ካሬ ይቁረጡ. አንድ ተጨማሪ 1.5 ሴ.ሜ ይጨምሩ (ለሽፋኑ). ከዚያም እያንዳንዱን ሉህ በግማሽ እና በተለያዩ ዲያግኖች አጣጥፈው። በአጠቃላይ 3 መስመሮች ሊኖሩ ይገባል. በመቀጠልም ማዕዘኖቹ ወደ መሃሉ መታጠፍ አለባቸው, ከዚያም እያንዳንዱ ጎን ጠርዙ በቆርቆሮው መካከል እንዲያልፍ መታጠፍ አለበት. የመጨረሻው እርምጃ የወረቀት ሳጥኑን አሁን ባሉት መስመሮች ላይ መሰብሰብ እና ጎኖቹን ማጣበቅ ነው።

በተመሳሳይ ጊዜ እንደዚህ ያለ ማንኛውም ሳጥን ባለቀለም ወረቀት፣ ሙጫ፣ መቀስ በመጠቀም ከውስጥ ውስጥ ካለው ቀለም ጋር እንዲመሳሰል ማስጌጥ ይችላል። የተሞሉ "ግምጃ ቤቶች" በቀጥታ ከፀሀይ ብርሀን፣ እርጥበት እና ከልጆች መራቅ አለባቸው።

ሰነዶች የሰው ሕይወት አጋሮች ናቸው። በማህደሩ ውስጥ ሰነዶችን ለማከማቸት በሳጥኖች እርዳታ ደህንነታቸውን ማረጋገጥ ይችላሉ, እና የፋይናንስ ሁኔታው የማይፈቅድ ከሆነ, የተሻሻሉ ቁሳቁሶችን በመጠቀም እራስዎ መገንባት ይችላሉ. እና ከዚያ በስራ እና በቤት ውስጥ የተረጋጋ መንፈስ ይዘጋጃል።